Monitoring płatności ogranicza straty |
Źródło: Puls Biznesu |
Monitoring płatności ogranicza straty
Kontrolowanie bieżących faktur motywuje dłużników do zapłaty w terminie, co korzystnie wpływa na kondycję finansową firmy — wierzyciela. Monitoring bieżących należności jest nowym produktem na rynku usług ochrony i zarządzania należnościami. Polega na telefonicznych kontaktach z odbiorcami od momentu wystawienia faktury. Celem tych działań jest potwierdzenie otrzymania faktury i kontrola poprawności danych. Rozpoczyna się z reguły 3-7 dni przed datą jej wymagalności i trwa do miesiąca po wyznaczonym terminie płatności. Sposób śledzenia bieżących faktur ustalany jest z uwzględnieniem relacji klienta z odbiorcami, specyfiki branży, średniej wartości należności, terminu płatności i indywidualnych wymagań klienta. Zainteresowani outsourcingiem tej usługi, powinni jednak zachować ostrożność podczas wyboru firmy monitorującej należności. Istnieje bowiem ryzyko, że zamiast monitoringu, w przypadku którego nabywca nie jest traktowany jak dłużnik, firma zewnętrzna będzie prowadzić typową windykację. A to grozi utratą klienta. Mniejsze koszty Oferta monitoringu pojawiła się na polskim rynku zaledwie dwa lata temu. Jej popularność jednak sukcesywnie rośnie. — Mimo że tę usługę wprowadziliśmy w 2001 r., szybko wzbudziła zainteresowanie wśród przedsiębiorców zarówno z małych, jak i dużych firm. Liczba klientów, którzy podpisali z nami umowę na usługę monitoringu, wzrosła w tym roku o 400 proc. w porównaniu z 2002 r. — mówi Artur Wiśniewski, dyrektor ds. sprzedaży i marketingu w Coface Intercredit Poland. Dzieje się tak, ponieważ monitoring należności ma wiele atutów w porównaniu z innymi usługami o charakterze prewencyjnym. Często jego koszty nie przekraczają 1 proc. wartości uregulowanych należności. Co oznacza, że może być tańszy od faktoringu, ubezpieczenia, czy też utrzymywania własnego działu windykacji. Jednocześnie działanie monitoringu jest tak samo skuteczne jak pozostałych usług i nie burzy pozytywnych relacji z klientem. — Ponadto koszty zewnętrznego monitoringu są niższe niż śledzenie losu faktur przez pracowników firmy — wierzyciela. Często bowiem wykonanie dużej liczby telefonów do dłużników wiąże się z koniecznością zatrudnienia dodatkowych osób, podłączeniem dodatkowych linii telefonicznych czy zakupem odpowiedniego oprogramowania komputerowego — wyjaśnia Rafał Mroczek, kierownik działu monitoringu należności w Coface Intercredit Poland. — Zewnętrzny pracownik, który śledzi los faktur danej firmy, jest także uwolniony od jakichkolwiek wpływów i nacisków, pochodzących na przykład z działu handlowego itp. To kolejna bardzo istotna zaleta monitoringu należności — przekonuje Artur Wiśniewski. Jeżeli mimo monitoringu faktura nie zostanie uregulowana w odpowiednim terminie, trafia do działu windykacyjnego. Wówczas windykacja należności jest szybsza, skuteczniejsza i tańsza. — W takim przypadku firma windykacyjna zna już dłużnika, gdyż zdążyła podczas monitoringu sprawdzić jego dane, może więc podjąć szybsze i skuteczniejsze działania. Skuteczność windykacji należności, które wcześniej nie były przez nas monitorowane, oscyluje w granicach 60-75 proc. w zależności od ich specyfiki. Natomiast połączenie windykacji i monitoringu zapewnia skuteczność sięgającą 97 proc. — wylicza Rafał Mroczek. Ostrożne działania Na razie na polskim rynku działa zaledwie kilkanaście podmiotów, dysponujących odpowiednio wykwalifikowanymi pracownikami oraz zapleczem informatycznym, które pozwala na prowadzenie faktycznego monitorowania spływu należności. Jak radzi Artur Wiśniewski, najskuteczniejszym sposobem zweryfikowania kompetencji i fachowości firmy windykacyjnej jest przekazanie jej na początek tylko części zleceń, na jakieś 3 miesiące. Wówczas zleceniodawca ma szansę przekonać się, czy metody pracy danej firmy odpowiadają jego potrzebom. — Schemat działań i profesjonalne podejście do problemu jest niejednokrotnie istotniejszym kryterium wyboru niż skuteczność, ponieważ dochodzi do przypadków, gdy zamiast działań prewencyjnych, prowadzone są działania windykacyjne. Skutkuje to często utratą klienta — twierdzi Artur Wiśniewski. Kontrola faktur może być prowadzona dwojako — w formie pełnej i niepełnej. Pełny monitoring polega na nadzorowaniu zapłaty wszystkich wystawianych przez przedsiębiorstwo faktur. Natomiast niepełny wiąże się z pewną selekcją kontrolowania faktur, w zależności od wymagań zleceniodawcy. — W tym drugim przypadku, po monitoringu wyklucza się z automatycznej windykacji pewną grupę kluczowych odbiorców, mimo iż nie regulują swoich należności w określonym terminie. Zdarza się też, że zamiast windykacji względem tych podmiotów prowadzi się dalszy monitoring. Dzieje się tak, ponieważ na polskim rynku pozyskanie dużego klienta jest kosztowne i czasochłonne. Aby więc go nie utracić, nasi klienci wolą nie podejmować ostrzejszych działań windykacyjnych — wyjaśnia Artur Wiśniewski. Zaznacza jednak, że większość firm wybiera przeważnie usługę pełnego monitoringu. |