Rzeczpospolita, 10.03.06

Fachowcy od papierkowej roboty i trudnych kontaktów z fiskusem

Małe lub średnie przedsiębiorstwo lepiej zrobi, zlecając prowadzenie księgowości na zewnątrz, niż zatrudniając księgowego. Nie tylko zmniejszy koszty, ale często zapewni także wyższą jakość usług

Skorzystanie z usług biura rachunkowego bywa dużo tańsze niż zatrudnienie na etat księgowego. Chodzi nie tylko o ograniczenie kosztów pracowniczych, w tym wyeliminowanie kosztów urlopów i zwolnień lekarskich. Ważne jest też to, że firma nie potrzebuje wtedy oprogramowania do prowadzenia rachunkowości, fachowej prasy i literatury.

- Koszty mogą być niższe nawet o 40 proc. w porównaniu z kosztami zatrudnienia księgowej - mówi Piotr Dudek, biegły rewident z firmy Lex-Fin z Katowic. Według niego kolejną zaletą takiego rozwiązania jest to, że firma świadcząca usługi finansowo-księgowe ma większe doświadczenie niż pojedynczy księgowy. A biuro jest cały czas do dyspozycji klienta.

Cena zależy od ilości dokumentów

Z reguły biura rachunkowe nie podają nawet orientacyjnych cen swoich usług. Jak tłumaczą, wynika to z tego, że ceny są ustalane indywidualnie z każdym klientem. Poza tym nie chcą ich ujawniać ze względu na bardzo dużą konkurencję w branży. Stawki zależą od zakresu usług, ilości dokumentów, liczby zaangażowanych pracowników, a także sposobu rozliczania się z fiskusem. Przykładowo za prowadzenie księgi przychodów i rozchodów do 100 dokumentów firma zapłaci średnio od 200 do 600 zł netto miesięcznie; za prowadzenie ewidencji przychodów (ryczałt) od 100 do 400 zł. Prowadzenie pełnej księgowości (księgi handlowe) z reguły kosztuje od 1000 zł netto miesięcznie.

Trzeba dokładnie dowiedzieć się, jaki jest zakres usług w ramach stałej opłaty. Przykładowo w niektórych firmach dodatkowo płatne może być sporządzenie bilansu.

- Nie pobieramy dodatkowych opłat za deklaracje czy zeznania podatkowe, a także bilanse, jeśli wykonujemy je dla firmy, której prowadzimy księgowość. Naszym zdaniem jest to integralna część usługi księgowania - wyjaśnia Marek Domin z firmy Domin Consulting z Łomianek. Natomiast często osobno naliczane są opłaty za przygotowanie wniosków kredytowych.

Zdaniem właścicieli biur rachunkowych w wielu przypadkach nie należy utożsamiać podanej na ulotkach reklamowych kwoty wyjściowej z tą, którą ostatecznie zapłacimy. Zdarza się tak, że firmy, które oferują pełną księgowość za 500 zł, nie ujawniają, że trzeba się liczyć z dodatkowymi kosztami. Podobnie może być wtedy, gdy firma zachęca do skorzystania ze swoich usług, oferując darmową obsługę przez kilka miesięcy. Po okresie promocji ceny mogą okazać się wyższe od średnich rynkowych.

Należy też zachować ostrożność, gdy usługi są bardzo tanie, bo mogą być nie najlepszej jakości. Na przykład biuro może oszczędzać na zatrudnianiu dobrych fachowców, a ci dużo tańsi są po prostu mniej doświadczeni.

Standardem na rynku staje się księgowa obsługa firm połączona z prowadzeniem spraw kadrowo-płacowych oraz doradztwem podatkowym. - Zatrudniamy specjalistów z zakresu rachunkowości, prawa podatkowego, ubezpieczeń społecznych. Dodatkowo współpracujemy z firmą audytorską, kancelariami prawniczymi, a także firmami informatycznymi, co pozwala nam profesjonalnie i całościowo obsłużyć klienta - mówi Marcin Bazan z firmy KPDA z Katowic.

Wybór rekomendowany

Zarówno przedsiębiorcy, jak i pracownicy biur rachunkowych zgodnie twierdzą, że najlepiej jest poprosić zaprzyjaźnione firmy o polecenie usługodawcy, który został już przez nie sprawdzony. Wiarygodność biura jest większa, jeśli rekomenduje je dotychczasowy klient, a nie pracownicy biura.

Zdaniem Marka Domina klientom trudno jest ocenić pracę biura, ponieważ nie mają odpowiedniej wiedzy księgowej, która by im na to pozwalała. O złej jakości usług mogą przekonać się dopiero wówczas, kiedy urząd skarbowy zgłosi zastrzeżenia. Zaprzyjaźniona firma powie, czy coś takiego zdarzyło się podczas jej współpracy z biurem księgowym. Istotne jest również to, aby wybrać biuro, które ma już doświadczenie w prowadzeniu księgowości w przedsiębiorstwach podobnych do naszego (wielkość, branża).

Księgowość usługową świadczyć mogą tylko osoby z uprawnieniami. Rejestr tych osób prowadzi Departament Rachunkowości Ministerstwa Finansów. Aby uzyskać wpis do rejestru, trzeba legitymować się odpowiednim wykształceniem i doświadczeniem zawodowym, a także zdać egzamin państwowy. Wcześniej wystarczyło mieć odpowiednio długi staż pracy. Wybierając usługodawcę, dobrze jest zwrócić uwagę zarówno na jego doświadczenie, jak i zdany egzamin.

Biegli rewidenci oraz doradcy podatkowi mogą świadczyć usługi w szerszym zakresie niż księgowi. Oni również uzyskują uprawnienia na podstawie egzaminu państwowego i doświadczenia zawodowego. Listą doradców podatkowych zajmuje się Krajowa Rada Doradców Podatkowych.

Firma, która prowadzi księgowość, powinna wraz ze zmieniającymi się przepisami aktualizować informatyczne systemy finansowo-księgowe. Warto dodać, że tego typu oprogramowanie przyspiesza pracę, a także zmniejsza ryzyko popełnienia prostych błędów. Firma księgowa powinna mieć też program Płatnik do przesyłania dokumentów z podpisem elektronicznym do ZUS.

Najpierw precyzyjna umowa

Rozpoczynając współpracę z biurem rachunkowym, trzeba podpisać umowę, w której jasno zostanie określony zakres obowiązków. O zawarciu umowy należy poinformować urząd skarbowy. Dobrze, jeśli firma udzieli biuru pełnomocnictwa do reprezentowania jej interesów przed różnymi urzędami.

Klient raz w tygodniu (albo rzadziej) przekazuje do biura oryginały dokumentów. Kiedy dokumentów jest dużo, lepiej żeby były księgowane częściej, a jeśli jest ich niewiele - można dostarczyć je księgowemu raz w miesiącu. Często usługodawcy sami odbierają je od klienta.

Firma księgowa po odpowiednim zaksięgowaniu dokumentów przekazuje klientowi raporty. Coraz częściej są one przesyłane pocztą elektroniczną. Z raportów klient może dowiedzieć się, jakie płatności pozostały mu do uregulowania albo długi do wyegzekwowania.

Niektóre firmy oferują usługę dostępu do danych przez Internet (on-line). Dzięki temu rozwiązaniu uprawnione osoby (logowanie przy użyciu hasła) mogą śledzić sytuację finansową przedsiębiorstwa. Biuro rachunkowe powinno również na bieżąco informować klientów o najważniejszych przepisach, aby umożliwić im szybką reakcję. Na przykład klient, który nie będzie wiedział, że usługi internetowe można odpisać od podatku, nie będzie zbierał rachunków i tym samym nie dostarczy ich księgowemu. Dlatego tak ważna jest podstawowa wiedza o najważniejszych zmianach podatkowych. - Aby ułatwić naszym klientom orientację w zmieniających się przepisach, wydajemy biuletyn informacyjny - mówi Marek Domin.

Za błędy odpowiada podatnik

Błędne jest przekonanie, że to biuro rachunkowe odpowiada za wszelkie błędy w księgowaniu. Urząd skarbowy czy ZUS za stwierdzone nieprawidłowości nakłada kary na przedsiębiorcę. Dopiero przedsiębiorca na podstawie kodeksu cywilnego może za ewentualne błędy pociągnąć do odpowiedzialności biuro rachunkowe. Zgodnie z przepisami biuro musi mieć ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej, można więc dochodzić roszczenia z polisy.

Często pracownicy biur spotykają się z przypadkami, że przedsiębiorca chce wliczyć w koszty różnego rodzaju wydatki, których do kosztów prowadzenia firmy zaliczyć nie można. Wówczas biuro ostrzega przed ewentualnymi konsekwencjami takiego księgowania. Prosi też przedsiębiorcę o opisanie danego rachunku i złożenie pod nim podpisu, co oznacza, że to on bierze na siebie odpowiedzialność za wprowadzenie do ksiąg danego wydatku.

- W umowie z klientem określamy, że odpowiadamy za błędy powstałe z naszej winy, czyli księgowe. Nie bierzemy odpowiedzialności za błędy zawinione przez klienta - mówi Marek Wcisło z firmy Dekret Consulting z Krakowa.

KINGA ŻELAZEK